Assistent Geschäftsleitung bzw. Sekretär | m/w

Administrative Entlastung der Geschäftsführung und Unterstützung unserer Mitarbeiter.

Der Stelleninhaber (m/w) trägt die Verantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich. 

Empfangstätigkeit / Repräsentanz in der Kanzlei am Empfang.

Berufstypische Aufgaben:

• Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten. Dokumentation der eingehenden Telefonate.
• Archivierung sämtlicher Dokumentenarten im Dokumentenmanagementsystem (DMS – papierarmes Büro).
• Systemeintragung von Fristen und Terminen. Pflege der Wiedervorlage.
• Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten), Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden.
• Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen) unter Beachtung der Corporate Identity.
• Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro, Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten.
• Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
• Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook – Kanzleikalender unter Beachtung der Regeln für die Terminvergabe.
• Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands. Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.

Sonstige Aufgaben:

• Mitarbeit in der Überwachung des Prozessablaufs „Neumandatsannahme“ mit Hilfe von Datev Softwaretools (Vollmachten, Verträge u.a.).
• Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem Datenbestand der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.

Anforderungen an den Stelleninhaber (m/w):

• Kaufmännische und/oder serviceorientierte Ausbildung.
• Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
• Organisatorische Fähigkeiten, Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
• Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel,..) sowie Affinität zu komplexen EDV Spezialprogrammen (DATEV).
• Kundenorientierung
• Freundliches Auftreten auch am Telefon. Fähigkeit, die Probleme und Wünsche des Mandanten aufnehmen und ihm zur Weiterbearbeitung kompetent abnehmen zu können.

Besondere Kompetenzen

Datev-Kenntnisse zwingend erforderlich; Umgang mit komplexer Software muss erlernt werden können; sozialverträglicher Typ, stressresistent, Standfestigkeit gegenüber Termindruck, kritikfähig (sowohl aktiv, wie auch passiv).

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